Nota Dinas

Pengelolaan surat keluar mulai dari pembuatan surat sesuai dengan jenis surat/template, proses approval berjenjang, penomoran surat otomatis sesuai dengan kode department/unit pengirim, pengarsipan, dan distriusi ke seluruh penerima kepada dan tembusan melalui modul Surat Masuk.

Jenjang approval ditentukan oleh konseptor membuat aplikasi ini selalu dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan (Agile). Kami menyediakan editor terbaik untuk proses editing surat. Menyediakan template surat tak terbatas menyesuaikan dengan kebutuhan setiap unit. Tidak hanya bentuk surat tetapi juga seluruh attribute kepada, tembusan, daftar pemeriksa, dan lain-lain.

Setiap surat masuk dapat di disposisi ke bawahan dengan nota tindakan/perintah. Setiap disposisi dapat dilacak oleh penerima surat mupun penerima disposisi sampai dengan disposisi terbawah. Kami juga menyediakan penanda bahwa sebuah surat masuk/disposisi telah didisposisikan guna memudahkan Anda mengetahui bahwa surat tersebut telah didisposisi.

Selain itu, surat masuk juga dapat di forward ke penerima seharusnya. Berguna bagi sekretaris untuk mem-forward surat yang harus menjadi perhatian langsung dari pejabat yang bersangkutan. Forward adalah cara yang sama dengan disposisi namun dengan bisnis proses yang lebih sesuai/halus.

Delegasi adalah fitur dimana jika pejabat berhalangan pada periode waktu tertentu, maka pejabat tersebut dapat menunjuk pelaksana operasional harian (Poh) atau pelaksana harian (Ph/Plh). Jika diaktikan, maka otomatis pada periode waktu tersebut, penerima delegasi dapat meng-approve surat maupun menerima surat dan membuat disposisi.

Karena aplikasi dapat diakses anywhere, maka bisnis proses ini sedikit berkurang penggunaannya tetapi tetap diperlukan. Khususnya dalam case-case pejabat sedang melaksanakan ibadah (seperti umroh/haji) atau sedang dalam cuti khusus (berduka atau sedang memiliki hajat). Dalam case pejabat perjalanan dinas atau training dimana masih dapat/boleh untuk pemproses surat, maka disposisi tidak perlu dibuat.

Semakin tinggi jabatan, semakin banyak surat yang diterima. Untuk itu, pejabat membutuhkan bantuan sekretaris/staf ahli/personal assistant. Jika diaktifkan, fungsi ini akan membuat seluruh surat masuk yang seharusnya diterima oleh pejabat tersebut, akan diterima oleh sekretaris. Kemudian sekretaris ber-hak untuk mendisposisikan surat langsung ke bawahan atau mem-forward surat agar diterima di Surat Masuk pejabat tersebut.

Perilaku sekretaris dapat dipilih saat mengaktifkan, misalkan seluruh surat diterima oleh sekretaris atau sekretaris dan pejabat keduanya menerima. Sekretaris hanya berfungsi untuk jenis surat biasa dan rahasia. Tidak dengan surat dengan jenis rahasia pribadi (rhs-prib).

Terdapat tiga fungsi utama dari Digital Signature:

1. Authentication: memastikan surat dibuat dan dikirim oleh pengirim.
2. Non-Repudiation: pengirim tidak dapat mengelak telah mengirim surat tersebut.
3. Integrity: dokumen tidak mengalami perubahan

Fitur yang harus ada saat ini.

Kami bekerjasama langsung dengan PERURI Sign untuk integrasi terbaik. Tidak hanya digital signature, tetapi juga dua fitur penting lainnya, yaitu PERURI TERA (Stempel Perusahaan) dan eMeterai. Tetapi kami juga dapat mengintegrasikan dengan penyedia layanan digital signature lainnya seperti BSrE, PrivyID, dan Teken Aja.